会計システムの奴隷になっていないか

すべての経営情報を会計システム(ソフト)から得られたら、それはそれで理想です。

ただ、そのためには、すべての経営情報を会計システム(ソフト)に入力しなければなりません。

重要なのは、そもそも何のために会計帳簿を作るのか、そこから得られる情報で何をしたいのかです。 より細かい情報を会計ソフトに入力しても、それを分析・検討・評価・活用する人たちがそれをうまく使いこなせないようでは、この追加的負荷は、経理部門や会計事務所の自己満足に終わってしまいかねません。

何のために会計帳簿を作るのか、それで何をしたいのか

アカデミックなキレイごとは別として、そもそも何のために会計帳簿を作るのか、そこから得られる情報で何をしたいのかが重要です。

  • 会計ソフトから得られる情報から経営実績をより早くより正確に知ることで経営に活かしたいから
  • 銀行や親会社に月次決算の報告を求められているから
  • 税金の申告で必要だから(やむをえず作っている)

「税金の申告で必要だから(やむをえず作っている)」のなら、極端な話、月次決算などどうでもよく、税金の申告が間違わないレベルでの決算ができればいいわけです。

会計ソフトから得られる情報から経営実績をより早くより正確に知ることで経営に活かそうとしたり、銀行や親会社に月次決算の報告を求められているなら、一定のレベルの月次決算を行わなければなりません。

いま巷にあふれている会計ソフトは、ほぼその要求を満たしてくれるスペックを備えていると思われます。

しかし、箱がどんなに立派でも、中味(科目設定や仕訳)が伴わなければ、宝の持ち腐れというか、かえって有害な情報となります。

ベタな「期中現金主義」の会計処理とか、月次の減価償却費を入れないとか、月末の棚卸高を入れないとか、これでは出力(印刷)された情報は立派でも、少なくとも有益な情報とはいえません。詳しくは「フザけた月次決算とその克服」をご覧ください。

さらに、より高いレベルの会計帳簿を作るための追加的負荷(時間やもろもろの追加的コスト)に対して、それを分析・検討・評価・活用する人たちがそれをうまく使いこなせないようでは、この追加的負荷もあまり意味がありません。経理部門や会計事務所の自己満足に終わってしまいかねません。

会計情報絶対主義は妥当か

ここで会計情報絶対主義とは、個々のすべての取引を仕訳として会計ソフトに入力し、あらゆる経営管理(売上、仕入、売掛金回収や支払処理など)を会計ソフト(からの情報)によって行うことをいうものとします。

これはひとつの理想型であると考えられます。

たしかに、そこから会計ソフトにすべての情報が入力されるので、何かの検索やチェックをする場合には会計ソフトで行うことができるため非常に便利です。

しかし、会計事実となる企業活動のすべての情報をこと細かく仕訳として入力するのは非常に時間と手間のかかる作業です。

そもそも何のために会計帳簿を作るのか、そこから得られる情報で何をしたいのかが重要です。

経理好きの人は、より理想を追求しようとしがちですが、それを評価する人がそれについていかなければなりませんし、経理情報の前提となる実際の企業活動を行っている人(営業部門や製造部門など)の理解も得られにくくなります。

しかも、会計帳簿やその基礎となる仕訳は、多くの場合、一般に公正妥当と認められる基準に従って行うものであり、かつ、それで足りるといえます。いろいろな情報を欲張りすぎて、このレベルに達しなかったとしたら本末転倒です。

一般に公正妥当と認められる基準に従っている会計帳簿を最低ラインとして、どこまで理想に近づくようレベルアップしていくかを考えるべきだと思われます。レベルアップも、経理部門のレベルと、情報を分析・評価・活用する経営層のレベルとをうまくバランスさせることが重要と考えられます。

帳簿と帳簿外のバランス

たとえば経費精算で、担当者ごとに一定期間の経費のひとつひとつを仕訳入力するのは大変な手間がかかります。担当者にある程度まとめさせ、経理担当者が勘定科目や消費税の誤りがないかを確認してから、経費の性質に応じて各費用勘定にまとめて仕訳とし、これを会計ソフトに入力するほうがずっと効率的です。その中身を検証するのであれば、個々の証憑等までブレイクダウンすればいいわけで、会計ソフトに何もかも細かい情報を入力する必要はないのです。

もう一つの側面として、細かい情報を入力すればするほど、入力前のチェック(承認)や、入力後の検証(キチンと入力されているか)や修正に対する負荷が増えてきます。

いったん、所定の社内手続を経て会計ソフトに仕訳として入力した情報について、あとで修正仕訳を入れようとすると、再び一定の手続等が必要になります。

会計帳簿は経理部門の自己満足ではなく、第三者がチェックしてわかりやすいことが重要であり、そのようにすることが結果として正確な帳簿となるとすれば、なるべく修正仕訳はしないで済むほうがいろいろな点で経済的です。

入力前で基礎情報をしっかり作成してチェックしたうえで、会計帳簿に最小限反映させるべき情報について仕訳を作成して会計ソフトに入力することになります。

よって、帳簿に必要最小限反映させなければならない情報と帳簿外で作成・管理したほうが効率的な情報を明確にし、そのバランスを取ることが重要と思われます。

何が必要最小限なのかは、すでに申しましたとおり、仕訳を作成し入力する経理部門や経理情報を分析・活用する経営層のレベルによって刻々と変化します。

帳簿を電卓のように使う

帳簿に必要最小限反映させなければならない情報と帳簿外で作成・管理したほうが効率的な情報を明確にして、必要最小限の情報を仕訳にして会計ソフトに反映させることについて申し上げました。

逆に、会計ソフトに入力した情報を、CSVやテキストファイルで切り出して、これをまた編集・加工して、新たな会計情報として再び仕訳の基礎資料として使う方法もあります。

会計ソフトに入力された情報は、科目別に整理され、しかも、本体価格と消費税等が自動的に区分されており、何よりオフィシャルな情報となるものです。

その意味では、固定資産の減価償却費を減価償却ソフトで計算させるように、会計ソフトを単純な計算ツールとして使うのも有効と考えられます。

帳簿外で基礎資料を作り込んで仕訳を作成し、これを会計ソフトに入力すると、会計ソフトで消費税等を調整されて科目別に集計されます。この情報を会計ソフトから切り出して再び基礎資料を作り込み、あらためて別の仕訳を作成して会計ソフトに入力するのです。

「損益計算書はこうなりました」「貸借対照表はこうなりました」だけに利用するのはもったいないと思われます。

(おわり)