（ 2 ）会計仕訳データからのインポートのメリット

会計ソフト上でコツコツと仕訳入力するのではなく、会計仕訳データからのインポートのほうがメリットがたくさんあります。

エビデンスのデータを加工することで、一度誰かが入力・作成したデータを余すところなく利用することができます。

会計ソフトにインポートするための仕訳データ（CSVファイル）を作るというと、イチから作るのはなかなか難しいものがあります。しかし、実は簡単です。過去の仕訳情報や会計ソフトにいろいろな仕訳を入力してみて、それをCSVファイルにエクスポートすればよいのです。

会計ソフト上での仕訳入力

会計ソフト上での仕訳入力の方法はいくつかあります。

現金出納帳、預金出納帳、売掛帳、買掛帳から入力する。

もっとも親しみやすい入力スタイルですが、基本的に1行仕訳（借方1行と貸方1行）の入力となります。

ちなみに、私が会計ソフト上で仕訳入力作業を行うときは、現金出納帳や預金出納帳や売掛帳や買掛帳や経費帳などから入力するのではなく、まず残高試算表を開き、そこから勘定科目、さらに補助科目とブレイクダウンしてから入力作業を行います。結局は同じことではあるのですが、帳簿の基本を辿るようにしています。

テンプレートから入力する。

頻繁に発生する仕訳や摘要などを事前に登録しておき、入力の際にそれを呼び出すというものです。保険料など毎月同じ金額で発生する仕訳入力には便利です。

手書きの会計伝票などがあって、それに基づいて入力担当者がひたすら会計ソフトに入力するというある意味最もポピュラーな方法です。

仕訳や伝票を複製して入力する。

テンプレートとして事前に登録するのではなく、前月（以前）に実際に行った仕訳をコピーして再利用するというものです。

借方と貸方のいずれかもしくは両方が複数だったり、一連の取引をひとまとめにして1つの仕訳とする意図があったりする場合には振替伝票を使いますが、従前（たとえば前月）に入力した仕訳をコピーして再利用します。

従前のコピーからスタートするので、取引金額や摘要を修正することになります。

会計ソフト上での作業効率について

いずれの方法も「会計ソフト上で仕訳入力作業を行う」という点で共通しています。ポイントは、一つ一つの仕訳入力の基礎となる情報を入力するときのエビデンス（通帳や請求書など）を目から入力するか指から入力するかです。

目から入力するというのは、エビデンスが紙ベースであるため数字や摘要情報を目で見て入力するという意味です。指から入力するというのは、エビデンスがデータであるため数字や摘要情報をデータからコピペ（コピー＆ペースト）して入力するという意味です。もちろん、エビデンスがデータであるにもかかわらず目から入力というケースも多々あると思われます。

どう入力しようと最終的にはチェックが必要です。もっとも基本なのが銀行口座の残高と一致しているかどうかです。

指からのコピペ入力でも1行飛ばしてしまうこともあるのかもしれませんが、特に目から入力の場合は入力ミスが起こりやすく、残高と一致していないとどこが一致していないのか特定しなければならないという非生産的なお仕事となります。月末だけで膨大な入出金がある場合は非常に厳しいものとなります。

帳簿をExcelにダウンロードして、データと並べて引き算の数式を入れて比較するなどすれば比較的効率よく特定できますが、慣れていないと結局は目でチェックせざると得ないことになります。

銀行口座ならまだ途中でどこが合わなくなったのか特定しやすいですが、会計事務所によっては、たとえば貸方に月間の売上高がまとめて1行で計上され、借方に個々の得意先の売掛金の補助科目がズラーッと出てきて1つの振替伝票としているものがあります。現代においてなぜこのような仕訳をしてしまうのかはさておき、入力がミスると地獄となります。

入力ではなくインポート

紙の請求書と通帳を見ながら悶々と経理処理を行わざるを得ない時代もありました。

しかし、オリジナルの電子データがあるのならば、最低でもデータを会計ソフトにコピペ（コピー＆ペースト）すべきです。

さらに一歩進んで、会計ソフト上でコツコツと仕訳入力するのではなく、オリジナルの電子データを加工して、会計ソフトに読み込ませるためのデータを作成して、これを会計ソフトにインポートするのです。

何千行だろうが何万行の仕訳だろうが一挙に作成することができるのです。

さらに、近年のめざましいIT技術の発達により、銀行の口座記録などをそのまま仕訳に取り込める時代です。これを利用しない手はありません。

そうすると、会計仕訳データとして会計ソフトにインポートできるか、その前提として、インポートするための会計データを作ることができるか、さらにその前提として、会計仕訳データを作るためにさまざまなデータをいかに加工できるかというクリエイティブなスキルがあるのかどうかが問われてきているのかもしれません。

会計仕訳データからのインポートのメリット

会計ソフト上で仕訳入力するのではなく、会計仕訳データを作成してインポートする方法は大量の仕訳情報でも簡単に作成できるほかにも、次のメリットがあります。

売掛金消し込み

たとえば請求データからの情報を加工することによって大量の売上計上仕訳を作成することができます。

預金データは銀行口座のデータをそのままインポートすることもできますが、それでは銀行からの入金情報がそのまま仕訳されるだけで、複数の請求書がまとめて入金している場合にはなんだかよくわかりません。

入金消込みの情報を加工して会計仕訳データとしてそれをインポートすれば、帳簿上で消し込み状況を反映することができるのです。

総合振込み

総合振込みによる支払いも、会計ソフト上で振替伝票を複製して取引先の数値を毎回変えるという方法もありますが、総合振込み情報もデータで取得できるとはいえ一つ一つのコピペは面倒です。

総合振込みの情報を加工して会計仕訳データを作成し、相手の勘定科目を預金口座a/cではなく仮払金a/cなどにしてインポートするという方法もあります。

給与情報

給与支払いや賞与支払いに関しては、あらかじめ給与台帳データの情報を加工して販売費と一般管理費の金額を分けたり、部門ごとに集計したりするなどして加工し、それを会計仕訳データとして作成してインポートすることができます。

摘要情報

それから、摘要欄についても、エビデンスの情報をそのまま使うことができます。

また、請求管理のデータベースでは得意先と請求内容などが複数の行で設定されていますが、半角スペースを間に挿入して「＆」で結ぶことによって摘要にふさわしい情報をつくることができるのです。

また、振替伝票を複製して仕訳を作成すると「4月分」を「5月分」に変更したりするなど、いちいちカーソルを当てるためにダブルクリックして4を5に変更しなければなりません。ところが、会計仕訳データの場合は基本はExcelなので、4を5に置換してしまえばあっという間に終わります。

科目登録

意外に便利なのは、会計仕訳データからのインポートによって、会計ソフトで補助科目が自動的に生成されることです。

会計ソフト上で仕訳入力をしている場合、仕訳作成中にその都度必要性にかられて新たに補助科目を作成することは少なくありませんが、それはそれでよいのですが、新たな事業所を作成した場合に、事前に補助科目の登録が面倒なときはいちいち登録せずに、いきなり仕訳を作ってインポートしたほうが楽です。

インポートするための会計仕訳データのフォーマットの確認

会計ソフトにインポートするための仕訳データ（CSVファイル）を作るというと、マニュアルでは何列目が借方科目とか何列目が消費税区分だとか書いてあるわけですが、イチから作るのはなかなか難しいものがあります。

マニュアル見ただけでもうお腹いっぱいで諦めてしまうケースもあるはずです。

ここでアタマを切り替えられるのかどうかが大きな分かれ道です。

しかし、実は簡単です。インポートができるということは、エクスポートもできるはずなのです。

過去の仕訳情報や会計ソフトにいろいろな仕訳を入力してみて、それをCSVファイルにエクスポートすればよいのです。

エクスポートしたCSVファイルにタイトル行がない場合、この列には何の項目が入っているのかよくわかりませんが、いろいろなタイプの仕訳を入力してこれをエクスポートして、これをマニュアルと確認していくほうがストレスは少ないように思われます。

さて、いろいろなタイプの仕訳をチェックしてみることが大切ですが特に次の仕訳をチェックしてみましょう。

• いわゆる1行仕訳ではなく、複数行で構成される仕訳（振替伝票）はどのようになっているか
• いろいろな消費税の区分に応じた仕訳は税区分はどのようになっているか
• いろいろな消費税処理（内税処理、外税処理、別途処理）はどのようになっているか

たとえば弥生会計の場合では、仕訳タイプの情報はA列とT列に入れるのですが、通常の1行仕訳ではA列は2000となりT列は0となります。振替伝票となるとA列は最初の1行目が2110、最終行が2101、途中の行が2100となり、T列は3となります。

そして、D列は日付、E列は借方科目、F列は借方補助科目、G列は借方部門、H列は消費税区分、I列は借方金額、J列は借方消費税額、K列は貸方科目、L列は貸方補助科目、M列は貸方部門、N列は消費税区分、O列は貸方金額、P列は貸方消費税額、Q列は摘要となっています。

エクスポートしてみた会計ソフトのデータから消費税がどう計算されているのか（具体的には端数処理）を確かめて、会計仕訳データを作成するときはまったく同じ結果となるような数式にします。

作業用のブックを準備

私は会計ソフトに実際にインポートさせる会計仕訳データ（CSVファイル）とは別にワークシートというか作業用のExcelブックを用意しています。

つまり、作業用のExcelブックでいろいろなデータの加工を行って、最終的にインポート用の会計仕訳データ（CSVファイル）に貼付けてインポートします。

作業用のExcelブックでは、たとえば売上や仕入等での消費税額を出すための数式を入れたり、摘要の情報を作るために作っています。

それぞれの列に入力する情報が決まっているので、最終的には列を挿入するなどして調整します。

エクスポートしてみた会計ソフトのデータから消費税がどう計算されているのか（具体的には端数処理）を確かめて、それとまったく同じ結果となるような数式にします。

臨機応変

会計仕訳データを作成してこれを会計ソフトにインポートすることはメリットがたくさんあります。

とはいえ、会計仕訳データを作成するにはある程度時間がかかります。何から何まで会計仕訳データからのインポートさせる必要はありません。

会計ソフト上で仕訳行のコピーとか振替伝票の複製をしたほうが効率的なこともあります。

そういう判断も含めて臨機応変な対応が必要なのかもしれません。

（ つづく ）