Excelデータの調整や調製のヒント

（ 1 ）データの大修正のお膳立て

データを大修正する場合には、元のオリジナルのデータ（シート）を必ず残しましょう。そして、新しいブック（シート）にコピーして、そのコピーをいじりましょう。 作業中にいったん削除したデータが、途中からやはり必要だったということになったときでも、すぐにオリジナルから得ることができます。 そして、データを修正する前に、まずはオリジナルのデータそのものを検証します。ここを怠ると、とんでもないムダな時間の浪費になるおそれがあります。

（ 2 ）数値の配賦と端数調整

Excelで関数を使って計算をすると、その計算された結果には単位未満の端数が生ずることが大半です。しかし、Excelのセルは標準設定では単位未満の値は「隠れて」いるため、無限にあるかもしれない単位未満の端数はまったくわかりません。

さて、数値を特定の作業や部門やセグメントに配賦することはよくあることです。この場合、配賦された各数値が割り切れることはほぼ皆無といってよいでしょう。ところで、端数処置をキチンと行うと、配賦額をすべて合計すると元の数値と一致しないことになります。

（ 3 ）データの利用や加工

ソフト（システム）からのデータを利用して、データを加工して新しいデータを作ったり、データそのものの検証をすることもあります。 逆に、データを作っておいて、それをソフト（システム）にアップロードすることもあります。

ソフト（システム）のデータを最大限有効に使うためには、ソフトファイルでデータを入手することが重要です。

そして、この入手した情報を、カット&ペースト（切り取り&貼り付け）やコピー&ペースト（コピー&貼り付け）を使って加工します。手で数値を打ち込むことは可能なかぎり避けます。 新たな数値も、可能なかぎり数式を使ってExcel上で生成します。